活動案内

管理組合運営サポート

理事会運営サポート業務
管理委託の見直し
管理規約のチェック
滞納処理
紛争解決への対応

豊富な実務経験と確かな現場感覚を活かして組合の立場から支援

私たちの役割は、正しい答えや具体的な結論を提供することではなく、以下のように考えています。

継続性や一貫性の確保を支援
公平な負担と権利の平等の確保を支援
円滑な合意形成を目指す支援

1.理事会運営サポート業務

理事会運営サポート業務とは、マンション管理士等の専門家が理事会に参加するなどして理事会の運営を支援する業務です。具体的には、以下の三点です。

管理会社が行う「委託管理業務」を「管理仕様書」に基づいてチェックし、業務が確実に行われていることを確認。
管理組合の運営が公正（法律、規約、細則に基づき適正か）、公平（組合員すべてに管理組合の権利と義務が公平に分配されているか）、公開（管理組合の運営に関する情報が組合員に公開されているか）の原則で行われているかを確認。
理事会・総会の議案の確認と意思決定プロセスの提案と支援。

ここで、管理組合と管理会社が管理委託契約を締結する場合を考えてみましょう。

以下の図①は、管理組合が理事会サポートを採用せずに管理会社に発注する一般的なパターンです。

発注側（管理組合側）に専門家（マンション管理士等）がいない場合は、管理仕様の設計は、受注者である管理会社が行い見積りします。そして管理組合へ見積提示→交渉→合意という段取りを経て契約となります。皆さんの管理組合では如何でしょか？

問題なのは、契約時点では業務が実施されていないことです。つまり、管理組合（発注者）が、合意した「仕様」のとおり業務が実施されたかどうかを専門的にチェックできません。建築の請負契約と同様に、発注者が業務を監理しない場合に懸念される大きなリスク（例：本当に契約通りの工事が行われたのだろうか・・・）があります。

図②は、管理組合が理事会運営サポート業務の支援を受けた場合です。

発注側（管理組合側）を専門家（マンション管理士等）が支援（赤文字の部分）しますので、「管理仕様書」は管理組合側で主体的に作成することができます。このことによって見積書の内容確認についても管理組合が確実に行えます。
重要な点、即ち、契約通りの仕事が行われたかどうかを専門家（マンション管理士等）が確認しますので、皆さんは安心して管理委託費を支払うことができます。
こうしたプロセスを１年間の管理組合運営の中で絶えず行なうことで、管理組合と管理会社の間に適度な緊張感ができ、管理業務が適正に実施される環境となります。
どの組合員が理事長であっても管理会社と本来あるべきパートナーとして適正な契約交渉ができる状態になります。また、管理委託契約の実施状況を管理組合が客観的に評価し判断することで、管理会社と信頼関係を築くことができます。

（理事会サポートの費用は？）

私たちは理事会サポートをできる限り安価に提供したいと思っています。管理組合によって事情はさまざまだと思いますので、お気軽にご相談下さい。

2.管理委託費の見直し

「管理会社へ支払う管理委託費」を見直すことによって管理費会計を健全化するという意味があります。　見直しは、より安価な管理委託費を求めるのではなく、管理組合の組合員が適正な管理委託費であると合意できる適正価格を求めます。

具体的な見直しは、「管理仕様書」を見直すことから始めます。
業務の受注者が作成することがほとんどである「管理仕様書」を発注者である管理組合が行うことにより管理組合が自ら必要な業務を精査し、適正な業務内容を作ることができます。

この「管理仕様書」で複数の管理会社から見積もりを取得し比較検討して、管理委託する管理会社を選定し、その結果得た委託金額を管理組合として適正な管理委託費とするという考え方です。

ＮＰＯマンションサポートネットは、多くの組合員で構成されているマンション管理組合は、その意思決定においては適正な合意形成プロセスをとることが重要であると考えております。

多くの管理組合の支援経験から得た「意思決定のための合意形成のノウハウ」を皆様の管理組合のサポート業務に生かせると確信しておりますので、管理委託費の見直しを検討されている管理組合は、ぜひご相談ください。

3.管理規約のチェック

マンションに取って管理規約は共同生活を快適に過ごすための憲法にあたります。
国土交通省では過去に何度か「標準管理規約」を改正し、その時代にあったものに改正されてきました。

しかし、多くのマンションでは入居時に分譲会社から提供された管理規約をそのまま使っておられる場合がよくみられ、管理規約を改正されたマンションでも、最近の居住実態の変化に対応できていないものが多くあります。

例えば

外部区分所有者の増加に伴い、役員のなり手不足や、総会の代理権の問題。
未収金に対応するためのルールの厳格化

その他にも、以前の規約制定時には考えられなかった多くの問題が発生してきています。
これらの諸問題が起きたときの解決や、争いごと解決の根拠になるのが「管理規約」です。

あなたのマンションの「管理規約」をチェックし、その妥当性を検証したり、そのマンションの実情に合った改正のお手伝いをサポートネットでは行っております。

4.滞納処理

マンション管理組合にとって管理費・修繕積立金は建物設備を適切に管理・保全するための唯一の資金です。国土交通省作成の「マンション標準管理規約」にも管理費等の納入は組合員の義務として明記されています。
しかし、多くのマンションでは、この管理費・修繕積立金が予定どおり納入されず滞納が発生し、組合運営に支障が出るという事態が多く発生しています。

NPOマンションサポートネットでは、管理組合が適正な滞納処理を行えるよう、以下のようなお手伝いをさせていただいておりますので、ご相談ください。

督促業務を行う中で、滞納者に返済計画を提出していただきやすい環境づくり
法的手続きに関するお手伝い（会員に弁護士等の専門家が在籍しています。）
管理会社が行う督促業務の確認

5.紛争解決への対応

多数の居住者が生活するマンションでは、様々なトラブルが発生します。

上下階の騒音
ペットの飼育
自転車置場の使い方
専有部分の改修工事

これらの紛争を解決すること自体は管理組合の仕事ではありませんが、居住者間のコミュニティーを良好にすることである程度防ぐことは可能です。

NPOマンションサポートネットでは、管理組合の顧問業務の中で、組合員、居住者の良好な関係が築けるよう支援いたします。

また、管理組合が紛争に巻き込まれた場合には、法律の専門家等も支援に参加し、総合的に解決に向けた管理組合支援を行います。